Si vous avez déjà organisé un événement, vous savez que tout ne se déroule pas comme prévu et que vous devez faire face à divers défis. Lorsque j’organisais mon premier événement, on m’a parlé de The funny Duck Face Rule. Cette règle stipule qu’à l’extérieur, vous devez avoir l’air calme et paisible. Mais en fait, vous pagayez énergiquement les pieds sous l’eau pour vous maintenir à flot. Cependant, personne ne devrait le savoir. À ce jour, je crois toujours que c’est la règle la plus valable.
Organiser un événement n’est pas une tâche simple. Mais je peux identifier 10 points clés que vous devez garder à l’esprit pour que tout se passe bien.
1. Définissez l’objectif et le format
Cela semble assez évident, mais cela vaut la peine d’avoir une approche critique de ce problème. Formulez votre objectif aussi précisément que possible: voulez-vous transmettre des connaissances aux participants; exprimer sa gratitude aux partenaires; récolter des fonds pour un projet ou offrir un plaisir esthétique à ses clients? Le format de l’événement dépendra de la réponse: son concept, son calendrier et sa durée, la répartition des rôles au sein de l’équipe, l’aménagement de la salle, la restauration et le son.
Essayez de ne pas rester coincé dans les formats traditionnels. Jetez un œil à «non-conférence», PechaKucha, format TED, brunchs thématiques, événements en ligne, événements en plein air. Ce qui compte, c’est que votre format contribue à atteindre l’objectif de l’événement.
2. Accordez une attention suffisante à la planification
Le plan doit inclure la logistique, le contenu et la promotion de l’événement. Créez un document accessible à toute l’équipe où chaque membre pourrait voir les tâches des autres et la vue d’ensemble. Tout d’abord, préparez une liste des tâches principales, puis étoffez-les avec le plus de détails possible sous la forme d’étapes spécifiques à compléter. Il est important de désigner le calendrier dans le plan: le temps nécessaire pour terminer une tâche. Il est souvent sous-estimé et la préparation est plus lente que prévu.
Vous pouvez utiliser des modèles Google , des programmes tels que Asana , Trello , Podio , GanttPro , Teamweek pour la planification. Même un simple Excel ne vous laissera pas tomber.
3. Rédigez votre budget en tenant compte des situations imprévisibles
Regardez la liste des tâches et reflétez-les dans votre budget. Il convient également de penser à une réserve en cas de situations imprévisibles. Par exemple, il y a eu un incident dans mon travail quand il a plu le jour d’un événement en plein air. Nous avons dû changer immédiatement de lieu et transporter tout le matériel et le mobilier. Il est préférable de penser à de telles choses à l’avance et de s’y préparer financièrement.
4. Le diable est dans le détail
Si vous voulez surprendre agréablement vos invités, pensez à tout dans les moindres détails: comment ils s’inscrivent, qui accueillera les participants et comment, quelle musique jouera, avez-vous un coin photo intéressant, à quoi ressemblent vos présentations et comment votre équipe est-elle habillée, que faire pendant les pauses.
Par exemple, lors de l’inscription, les participants pourraient avoir la chance d’assister à une brève master class, de jouer à des jeux ou de regarder une vidéo d’information.
Essayez de surprendre les gens et de créer l’effet wow, dépassez leurs attentes dans les choses les plus ordinaires. C’est exactement ce qui crée la sensation d’un événement.
5. Vérifiez l’emplacement et ayez un plan B
Vérifiez toujours l’emplacement en personne dès l’étape de sélection. Au moment le plus inattendu, il se peut que la climatisation ne fonctionne pas correctement dans le hall, qu’il n’y ait pas de toilettes pour les personnes handicapées ou que l’équipement ne passe pas par la porte. Par conséquent, vérifiez ces problèmes à l’avance.
Une fois que j’ai organisé une conférence pour 50 personnes et une heure après le début de l’événement, le propriétaire de l’espace a demandé de quitter les lieux sans donner aucune explication. Finalement, nous avons passé une session de formation d’une heure avec les participants dans un parc voisin, jusqu’à ce que nous trouvions un nouvel espace. Vous pensez peut-être qu’une telle situation ne vous arrivera pas, mais il est toujours préférable d’avoir un plan B.
6. Attribuer les responsabilités
Il est très important de répartir les tâches entre les membres de l’équipe non seulement au stade de la préparation, mais aussi pendant l’événement. Répartissez les responsabilités par zone. Par exemple, quelqu’un est responsable de la zone d’inscription, quelqu’un d’autre pour accueillir les orateurs, une autre personne pour l’équipement, pour la restauration, la communication avec la presse, etc. Chaque personne doit avoir sa zone, ce qu’elle devrait être responsable pendant toute la durée de l’événement.
Donnez à chaque membre de l’équipe un document avec les responsabilités assignées, afin que chaque personne sache à qui contacter pour un problème spécifique.
7. Parlez de l’événement à votre public
Ne sous-estimez pas le temps nécessaire à la promotion réussie d’un événement. Le type d’événement, son public cible, les ressources internes et le budget déterminent tous votre approche marketing. Lors du choix de vos partenaires médias, concentrez-vous sur ceux qui ciblent votre public. Il vaut mieux avoir quelques partenaires mais des partenaires ciblés, plutôt que de parler de l’événement à presque tout le monde.
Il est également important de créer un message clé qui sera diffusé sur toutes les chaînes. Assurez-vous qu’il est bref et qu’il transmet avec précision l’idée de l’événement à votre public.
8. Faites attention au service
Assurez-vous que votre équipe respecte la règle du visage de canard. Soyez amical avec les participants, les intervenants et les partenaires. Essayez d’aborder leurs problèmes ou leurs questions et de répondre à leurs attentes, même si vous vous sentez fatigué et que tout ne se déroule pas comme prévu. À la fin de la journée, ce que les gens se souviennent, c’est comment ils ont été traités et l’atmosphère non pas ce que l’orateur disait sur scène.
9. Effectuer un contrôle final 24 heures avant l’événement
Assurez-vous que vous avez informé les participants de la façon de se rendre sur les lieux, invité tous les invités importants et préparé les documents imprimés, le contenu audio et vidéo. Vérifiez si chacun comprend ses tâches et responsabilités et si l’espace est prêt.
Une check-list similaire peut être rédigée pour la préparation au contrôle le jour de l’événement: si tout est en place, fonctionne, est fait à temps.
Assurez-vous d’imprimer le programme de l’événement, laissez chaque membre de l’équipe et les bénévoles en avoir une copie. De plus, donnez à chacun le numéro de téléphone principal pour communiquer les uns avec les autres en cas d’urgence.
10. Demandez des commentaires
Vous allez probablement être fatigué et heureux après l’événement, mais il vous sera difficile de donner une évaluation objective de la façon dont tout s’est passé. C’est pourquoi demandez aux participants de remplir un formulaire d’évaluation imprimé à la fin de l’événement ou un formulaire en ligne lorsqu’ils rentrent chez eux. Demandez-leur d’évaluer divers aspects de l’événement: la logistique, les intervenants, les lieux et le travail des organisateurs. Ces informations vous aideront à éviter les erreurs à l’avenir et à améliorer la qualité de vos événements. Si possible, obtenez des commentaires via les réseaux sociaux ou enregistrez des critiques vidéo à la fin d’un événement. Cela vous sera utile si votre événement est à nouveau organisé.
Quel que soit l’événement que vous organisez, soyez optimiste et n’ayez pas peur des surprises et votre événement sera un succès!
